Evitare che Microsoft Excel rimuova gli zeri da codici e numeri di telefono

Ready Pro permette l'esportazione dei dati presenti nelle griglie di visualizzazione in modo estremamente semplice, tramite copia/incolla, ad esempio. verso Microsoft Excel.

Un problema ricorrente effettuando una operazione di questo tipo e' che gli zeri non significativi vengano eliminati da Excel nella fase di copia.

Ad esempio se copiamo da Ready Pro e incolliamo su Excel un elenco clienti in cui sono presenti campi come il telefono o la partita iva (che solitamente contengono valori numerici che iniziano con zero), il foglio elettronico rimuove gli zeri davanti al numero in quanto riconosce e tratta i valori come numeri.

Nell'esempio qui sopra Excel ha rimosso gli zeri davanti a tutte le partite IVA, e davanti a qualche numero di telefono (alcuni si, ed altri no) a seconda del fatto che alcuni valori siano stati riconosciuti come numeri o meno.
Nello specifico, per il nostro esempio, alcuni numeri di telefono su Ready Pro sono stati volutamente inseriti con spazi o trattini all'interno, che li fà interpretare al foglio elettronico come tipo testo e non come numerico.

Per risolvere il problema si possono utilizzare due modi:

1) Formattare tutte le celle del foglio come tipo valori Testo prima di incollare i dati di provenienza Ready Pro

N.B. Questo metodo trasforma tutte le celle di Excel in formato Testo ed è indicato quando non si devono effettuare calcoli o utilizzare formule.

Prima di copiare i valori nel foglio elettronico, occorre formattare tutte le celle come tipo Testo con il pulsante Seleziona tutto (in alto a sinistra a fianco della colonna A) selezionare tutte le celle del foglio e scegliere dal menù principale le opzioni Formato e Celle.

Selezionare e confermare l'opzione Testo

Ora che tutte le celle del foglio sono formattate come Testo, possiamo incollare i dati provenienti da Ready Pro.

Possiamo notare che i valori numerici conservano lo zero iniziale

2) Incollare i dati di provenienza Ready Pro e utilizzare l'importazione guidata testo

N.B. Questo metodo consente di configurare ognuna delle colonne di Excel col formato dati desiderato ed è consigliato per permettere alle colonne numeriche di effettuare calcoli o utilizzare formule.

Ad esempio, copiamo da Ready Pro i dati di un elenco articoli:

Incolliamo i dati sul foglio di lavoro, e poi scegliamo dall'icona Opzioni Incolla, la voce Usa importazione guidata testo

Nella finestra Passaggio 1 confermare il tipo file Delimitati e proseguire

Nel Passaggio 2 selezionare solo il parametro Tabulazione e proseguire

Infine nel Passaggio 3 configurare ogni singola colonna con il formato desiderato; in particolare nel nostro esempio assegniamo il formato Testo alla colonna del codice articolo in quanto qualche dato contiene lo zero iniziale e lasciamo Standard tutti gli altri campi numerici che potranno essere quindi trattati con calcoli e formule.

Come possiamo notare, nella colonna Codice i valori con gli zero iniziali appaiono intatti, cosi' come quantita' e prezzi che invece rimangono gestibili su Excel come valori numerici (e quindi utilizzabili con formule e totalizzatori)